DMS von SelectLine

Dokumentenmanagement optimieren

Mit SelectLine DMS werden Ihre Papierdokumente elektronisch erfasst, in einer zentralen Datenbank abgelegt und gesetzeskonform dokumentiert. So können sie jederzeit von Ihnen und Ihren Mitarbeitern effizient bearbeitet und verwaltet werden. Dies spart Zeit, Kosten und Platz bei gleichzeitiger Steigerung der Datensicherheit und  Mitarbeiterzufriedenheit.

Dokumente schnell und einfach finden

Zeitaufwendiges Wälzen von Aktenordnern und das Durchsuchen von Papierstapeln nach einem bestimmten Dokument ist wohl allen bekannt. Mittels Volltextsuche oder über die Suchfunktion nach Metadaten sparen Sie mit dem SelectLine DMS wertvolle Zeit und Nerven. Alle Dokumente werden zentral und digital abgelegt und dabei automatisch volltextindiziert, wodurch sie nach allen Inhalten durchsucht werden können. Zusatzinformationen wie Datum, Kunden- und Rechnungsnummer können verknüpft werden und helfen dabei, Dokumente noch einfacher und schneller zu filtern. Dokumente werden bei der Archivierung aus der SelectLine automatisch, also ohne zusätzliche Konfiguration, an der richtigen Stelle abgelegt. Kategorisierung, Zuordnung und Verteilung von
Unterlagen werden dadurch zum Kinderspiel.

Laufwege und Zettelwirtschaft reduzieren

Die Freigabe von Dokumenten kann ein langwieriger Prozess sein. Ein digitaler Workflow kann hier jedoch Abhilfe schaffen. Mit SelectLine DMS scannen Sie das Dokument ein und stellen es innerhalb von Sekunden allen beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung. Das Stapeln von Papierdokumenten, lange Bearbeitungszeiten sowie eventuelle Medienbrüche gehören ab sofort der Vergangenheit an und das Beste daran: Aufgaben bleiben nicht liegen.

Datensicherheit und Versionierung auf Knopfdruck

Sie haben den falschen Knopf gedrückt und Daten gelöscht? Kein Grund zur Panik. Auch hier bietet SelectLine DMS eine Funktion, Daten mit nur wenigen Klicks wiederherzustellen. Auch versehentlich überschriebene Dokumente sind nicht verloren. Dank einer automatischen Versionierung kann nicht nur der Entstehungsverlauf von Dokumenten nachvollzogen, sondern auch im Nachgang auf alte Versionen zugegriffen werden.

Auf der sicheren Seite mit der Datenspeicherung

SelectLine DMS gewährleistet, Informationen zentral und gesetzeskonform zu speichern. Legen Sie mittels Zugriffsrecht fest, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen darf. Dokumente werden sicher verwaltet, da alle Daten unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards übermittelt werden. Dabei bleiben die Dokumente zu jeder Zeit geschützt, da diese revisionssicher archiviert sind.

Die Highlights im Überblick

  • Automatisch vorkonfigurierte Ordnerstruktur
  • Tiefe Integration in SelectLine Warenwirtschaft und Rechnungswesen und leichte Kopplung
  • Automatisch angelegte Akten für Kunden, Lieferanten, Inter- essenten und weiterer Daten aus der SelectLine Warenwirtschaft und dem Rechnungswesen
  • Automatische Übernahme der Benutzer aus SelectLine und ihrer Authentifizierung
  • Festlegung von Zugriffsrechten für sensible Ordner und Dokumente
  • Volltextsuche im OCR-Verfahren und weitere Suchfunktionen
  • Funktion zur Wiedervorlage und Informationsweitergabe

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Leistungsbeschreibung

Stand: 23.02.2022 / PDF 560,69 kB

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